ASSERMENTATIONS.COM accorde une grande importance à la protection de la vie privée et des renseignements personnels de ses utilisateurs et clients.

La présente politique explique la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et détruisons les renseignements personnels obtenus dans le cadre de nos services.

Nos pratiques sont établies conformément aux lois applicables au Québec en matière de protection des renseignements personnels.

Renseignements recueillis

Selon le service utilisé, ASSERMENTATIONS.COM peut recueillir notamment :

• nom et prénom;
• adresse;
• numéro de téléphone;
• adresse courriel;
• date de naissance lorsque nécessaire;
• renseignements nécessaires à la vérification de l’identité;
• documents et pièces justificatives transmis;
• renseignements contenus dans les formulaires et déclarations;
• renseignements nécessaires à la prise de rendez-vous;
• communications avec ASSERMENTATIONS.COM;
• renseignements nécessaires à la facturation ou au paiement;
• renseignements techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site.

ASSERMENTATIONS.COM limite la collecte aux renseignements raisonnablement nécessaires à la prestation du service demandé.

Utilisation des renseignements

Les renseignements recueillis peuvent notamment servir à :

• traiter une demande;
• communiquer avec le client;
• confirmer et gérer un rendez-vous;
• vérifier l’identité lorsque nécessaire;
• fournir un service d’assermentation;
• fournir un service d’accompagnement administratif;
• préparer ou compléter les documents demandés;
• assurer la facturation;
• assurer le suivi administratif;
• prévenir la fraude;
• protéger les utilisateurs et ASSERMENTATIONS.COM;
• respecter les obligations légales applicables.

Documents téléversés

Les utilisateurs doivent transmettre uniquement les renseignements et documents nécessaires au service demandé.

L’accès aux documents doit être limité aux personnes qui en ont besoin pour fournir le service.

Conservation et suppression

ASSERMENTATIONS.COM applique des règles de conservation adaptées à la nature des renseignements recueillis.

Les documents téléversés uniquement pour permettre la prestation du service sont destinés à être supprimés des systèmes actifs au plus tard 30 jours suivant la réalisation du service, sauf lorsqu’une conservation différente est nécessaire ou exigée par la loi.

Certains renseignements peuvent devoir être conservés plus longtemps notamment pour des raisons comptables, fiscales, contractuelles ou légales.

À l’expiration de la période de conservation applicable, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou autrement traités conformément aux exigences légales applicables.

Fournisseurs et sous-traitants

ASSERMENTATIONS.COM peut utiliser certains fournisseurs technologiques pour assurer ses services, notamment pour :

• l’hébergement;
• les communications;
• la prise de rendez-vous;
• la visioconférence;
• le stockage sécurisé;
• les services informatiques;
• le traitement des paiements, lorsque applicable.

Les fournisseurs ayant accès à des renseignements personnels doivent être soumis aux obligations appropriées de confidentialité et de sécurité.

Lorsque des renseignements personnels doivent être communiqués ou conservés à l’extérieur du Québec, ASSERMENTATIONS.COM applique les exigences légales applicables avant une telle communication.

Sécurité

ASSERMENTATIONS.COM met en œuvre des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre :

• l’accès non autorisé;
• la perte;
• le vol;
• l’utilisation abusive;
• la communication non autorisée;
• la modification;
• la destruction non autorisée.

Aucun système informatique ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.

Incidents de confidentialité

ASSERMENTATIONS.COM dispose d’un processus permettant de gérer les incidents impliquant des renseignements personnels.

Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, les personnes et autorités concernées seront avisées lorsque la loi l’exige.

Droits des utilisateurs

Sous réserve des dispositions applicables, une personne peut demander :

• l’accès aux renseignements personnels détenus à son sujet;
• la rectification de renseignements inexacts ou incomplets;
• des renseignements concernant l’utilisation ou la conservation de ses renseignements;
• le retrait de son consentement lorsque ce droit est applicable;
• l’exercice des autres droits prévus par la législation applicable.

Les demandes doivent être adressées au responsable de la protection des renseignements personnels.

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Responsable : Joseph Thierry René
Fonction : Responsable de la protection des renseignements personnels
Entreprise : ASSERMENTATIONS.COM

Courriel : info@assermentations.com

Téléphone : 514-318-7061

Toute demande d’accès, de rectification, question ou plainte concernant la protection des renseignements personnels peut être adressée au responsable.

CONFIDENTIALITÉ DES COMMUNICATIONS

Les communications et documents transmis à ASSERMENTATIONS.COM sont traités de façon confidentielle conformément aux obligations applicables.

L’accès aux renseignements personnels doit être limité aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leurs fonctions.

Les employés, collaborateurs et sous-traitants ayant accès à des renseignements confidentiels doivent respecter les obligations de confidentialité applicables.

PLAINTE RELATIVE À LA CONFIDENTIALITÉ

Toute personne estimant que ses renseignements personnels n’ont pas été traités adéquatement peut transmettre une plainte au responsable de la protection des renseignements personnels.

La plainte doit contenir suffisamment d’information pour permettre son analyse.

ASSERMENTATIONS.COM examinera la plainte et communiquera avec la personne concernée lorsque des renseignements supplémentaires sont nécessaires ou pour lui transmettre le résultat du traitement de sa plainte.

Responsable : Joseph Thierry René
Courriel : info@assermentations.com

TÉMOINS DE CONNEXION — COOKIES

ASSERMENTATIONS.COM peut utiliser des témoins de connexion et technologies similaires nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à l’amélioration du site.

Lorsque le consentement est requis pour l’utilisation de certaines technologies, l’utilisateur pourra effectuer les choix appropriés.

Les technologies permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer du profilage ne doivent pas être activées par défaut lorsque la législation exige qu’elles soient activées par l’utilisateur.

 AVIS DE MODIFICATION

ASSERMENTATIONS.COM peut modifier sa politique de confidentialité afin de tenir compte de changements législatifs, technologiques ou opérationnels.

La version en vigueur ainsi que sa date de mise à jour sont publiées sur le site.

Lorsque la loi l’exige, les personnes concernées seront informées des modifications apportées à la politique.